Assistance administrative · Gembloux, Belgique
Votre administratif, pris en charge.
Votre temps, libéré.
Chaque heure passée sur vos factures, votre agenda ou vos documents est une heure de moins pour votre métier. Je prends en charge ce qui vous pèse, ponctuellement ou chaque mois, pour que vous vous concentriez sur ce que vous faites de mieux.
Facturation et suivi des paiements clients
Rapprochements bancaires et pré-comptabilité
Gestion d'agenda et coordination
Rédaction de documents professionnels
Gestion emails et courriers
Je m'adapte à vos outils
Pour qui ?
Fait pour vous si vous vous reconnaissez ici
L’administratif, c’est ce qui reste après une longue journée de travail, ou ce qui envahit le début de semaine. Voici pour qui je travaille.
Graphiste, coach, consultant, artisan, photographe, vous avez lancé votre activité pour exercer votre passion, pas pour passer des heures sur votre comptabilité ou à rédiger des courriers.
- Facturation clients et suivi des paiements
- Pré-comptabilité pour votre comptable
- Gestion de votre agenda et de vos rendez-vous
Médecin, kinésithérapeute, avocat, architecte, votre valeur ajoutée est dans votre expertise, pas dans la gestion de vos courriers ou la rédaction de vos rapports. Déléguez ce qui peut l'être.
- Gestion des emails et du courrier entrant
- Rédaction et mise en forme de documents
- Coordination agenda et planning
Vous êtes entre deux : trop de travail administratif pour le gérer seul, pas assez pour justifier un employé dédié. Une assistante à temps partagé, c'est exactement ce dont vous avez besoin.
- Suivi de facturation et rapprochements bancaires
- Préparation des documents pour votre comptable
- Gestion des communications courantes
Ce que je prends en charge
Six domaines, une seule interlocutrice
Voici ce que je fais concrètement et ce que vous n’aurez plus à faire. Si votre besoin n’est pas listé, dites-le moi : ma force, c’est de m’adapter vite.
Création et envoi de vos factures, suivi des paiements, relances clients, classement des documents financiers. Votre trésorerie reste claire et à jour.
Réconciliation de vos relevés bancaires avec votre comptabilité. Vos chiffres sont cohérents, votre comptable a tout ce qu'il lui faut, sans que vous ayez à le faire vous-même.
Collecte, tri et encodage de vos pièces justificatives (factures, notes de frais, reçus). Votre comptable reçoit un dossier propre, ce qui réduit ses honoraires et vos erreurs.
Planification et coordination de vos rendez-vous, réunions et déplacements. Votre agenda est structuré, vos priorités sont respectées, sans que vous ayez à jongler avec les créneaux.
Mise en forme et rédaction de vos courriers, contrats, rapports, comptes rendus de réunion, présentations. Des documents professionnels sans y passer votre soirée.
Tri, filtrage, réponse aux emails courants, gestion de votre boîte de réception. Vous ne lisez que ce qui nécessite vraiment votre attention, le reste est traité.
Les formules
Ponctuel ou mensuel, selon votre réalité
Pas de formule figée. Je m’adapte à votre rythme, à vos besoins du moment et à votre budget. On commence par ce dont vous avez besoin maintenant.
Une tâche précise, un projet spécifique, un coup de main sur un moment chargé. Vous définissez le périmètre, je livre. Sans engagement.
- Rattrapage de facturation en retard
- Mise en ordre d'une boîte email surchargée
- Rédaction d'un document urgent
- Rapprochement bancaire d'un trimestre
- Organisation d'un agenda sur une période précise
Je deviens votre assistante administrative à temps partagé. Chaque mois, vos tâches sont traitées en temps et en heure, sans que vous ayez à y penser.
- Volume de tâches défini ensemble chaque mois
- Facturation, rapprochements, pré-compta réguliers
- Agenda et communications gérés en continu
- Point mensuel pour ajuster les priorités
- Tarif mensuel fixe, pas de surprises
Mon approche
Je m’adapte à vos outils. Pas l’inverse.
Vous utilisez déjà Odoo, Winauditor, Billit, Google Workspace, Outlook, ou un tableur Excel personnalisé depuis 10 ans ? Peu importe. Je prends en main vos outils existants, rapidement, sans que vous ayez à changer vos habitudes ou à vous former à quoi que ce soit.
Ma force, c’est la vitesse d’apprentissage. Si votre outil est nouveau pour moi, il ne le sera plus longtemps. Ce que vous me demandez aujourd’hui, je le maîtrise demain.
Pourquoi Just'in Charge
Ce que je vous apporte, au-delà des tâches
Travailler avec moi, c’est avoir quelqu’un de fiable, discret et rigoureux, qui comprend ce que c’est de gérer une activité seul ou en petite équipe.
L'administratif ne supporte pas l'approximation. Je travaille avec méthode, je respecte les délais et je vous préviens si quelque chose mérite votre attention.
Vous me confiez des informations sensibles : financières, clients, organisationnelles. Elles restent entre nous. La confidentialité n'est pas une option, c'est un fondement.
Des années en service client m'ont appris à comprendre ce que les gens ont vraiment besoin, même quand ils ne savent pas encore comment le formuler. On part de votre réalité, pas d'un modèle standard.
Pas de rigidité. Pas de "ça ne rentre pas dans ma mission". Votre besoin évolue, j'évolue avec. C'est l'avantage d'une collaboration directe avec une freelance.
Besoin d'un site, de photos ET d'assistance admin ? Je fais les trois. Une vision cohérente de votre activité, portée par une seule personne qui connaît votre univers.
Pas de charges sociales, pas de préavis, pas de période d'essai obligatoire. Vous payez pour ce qui est fait, quand vous en avez besoin. Simple, flexible, efficace.
Questions fréquentes
Ce que vous vous demandez souvent
Comment se passe la collaboration au quotidien ?
Tout se fait à distance (email, téléphone, visioconférence selon votre préférence) ou dans vos bureaux. Je travaille dans vos outils existants, vous n’avez rien à changer. On définit ensemble les modalités de communication au début de la collaboration.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Absolument. Je travaille dans vos propres environnements (pas de transfert de données vers des tiers), et je signe une clause de confidentialité si vous le souhaitez. La discrétion est non négociable dans ce métier.
Combien de temps faut-il pour que vous preniez en main mes outils ?
Quelques jours pour les outils courants, une à deux semaines pour des logiciels plus spécifiques. Ma formation en assistante virtuelle et mon expérience en customer service m’ont habituée à absorber rapidement de nouveaux environnements de travail.
Est-ce que vous remplacez mon comptable ?
Non, je travaille en amont de votre comptable. Je collecte, trie, encode et prépare vos documents pour qu’il ou elle ait tout ce qu’il faut, proprement classé. Cela réduit le temps qu’il passe sur votre dossier et donc ses honoraires.
Puis-je commencer par une mission ponctuelle ?
Oui et c’est même ce que je recommande si vous ne me connaissez pas encore. Une mission précise est la meilleure façon de tester la collaboration avant de s’engager sur du récurrent. Zéro risque, zéro engagement.
Comment est calculé le tarif ?
Pour les missions ponctuelles, je facture soit à l’heure, soit à la tâche selon ce qui est le plus adapté. Pour les missions récurrentes, on définit ensemble un forfait mensuel basé sur le volume de travail estimé, ou on conitnue sur une facturation à l’heure. Tout est transparent et validé avant de commencer.
Passons à l'action
Décrivez-moi ce qui
vous pèse le plus
Dites-moi en quelques mots quelle tâche administrative vous coûte le plus de temps ou celle que vous repoussez depuis trop longtemps. Je vous reviens sous 48h avec une proposition concrète.
Réponse sous 48h · Devis gratuit et sans engagement · Gembloux & toute la Belgique